¿Necesitas ayuda con la gestión de proyectos de una empresa?
Comprendemos que el manejo de una empresa o realizar un proyecto en base a eso puede ser complejo. Ya sea que tengas una empresa o que debas realizar un Trabajo Final de Grado, puedes estar tranquilo. En este artículo responderemos todas tus dudas acerca de qué es y para qué sirve una gestión de proyectos.
¿Qué es una gestión de proyectos?
Antes de iniciar con la definición de “gestión de proyectos” tienes que entender que es un proyecto en el ambiente empresarial. No es muy complejo: es un conjunto de acciones que se utilizan para el desarrollo de un negocio. Esa idea siempre debe tener posibilidad de ser comercial y financiera, además de redituable.
Un proyecto, entonces, puede ser cualquier cosa que se realice en tu empresa. Desde optimizaciones hasta el pedido de un cliente. En ese sentido, los proyectos forman una parte fundamental de la vida de la empresa. Su éxito es necesario para que la vida de la misma pueda desarrollarse saludablemente.
Entonces, teniendo en cuenta eso, ahora si podemos definirte lo que es la gestión de proyectos. La misma consiste en las metodologías que son utilizadas para dirigir y planificar los procesos de un proyecto. Las operaciones y acciones necesarias para cumplir el objetivo del mismo. Se basa en el cumplimiento de logros que sean realistas, medibles y alcanzables. Más adelante te explicaremos para qué sirve una gestión de proyectos.
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¿Y un software de gestión de proyectos?
También suelen ser conocidos como PMS (Project Management Software). Son un tipo de herramienta que te permitirá gestionar de forma clara y simple tu empresa y las actividades a realizar. Los mismos se especializan en la centralización de la organización, el control de costes, la planificación, comunicación y presupuestación y colaboración de tiempos.
En base al software y su especialidad, pueden ayudar a mejorar la toma de decisiones del Project Manager. Además de dar un panorama más claro en cuanto a identificación de elementos que no funcionan del flujo de trabajo.
Entre los mejores softwares de gestión de proyectos, podemos destacar: Kanbanize, Smartsheet, Jira, Wrike, Asana, ProjectManager y VersionOne.
Objetivos de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos presenta tres objetivos básicos:
- Se encarga de controlar el inicio y la evolución de un proyecto.
- Detecta problemas para encontrar maneras posibles de resolución.
- Se encarga de conducir la finalización y aprobado de un proyecto.
Estas finalidades son las que permiten a la gestión de proyectos acompañar todo el ciclo de vida de un proyecto de tu empresa, logre o no su objetivo.
¿Para qué sirve la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos sirve para otorgar ventajas a tu empresa, si la aplicas de forma consistente y en proyectos realistas.
Maximización de la capacidad operativa de la compañía
La gestión de proyectos aumenta la eficiencia del trabajo, ya que todas las tareas se complementan para aumentar la productividad. También incentiva la comunicación y los miembros pueden conocerse mejor. Esto reduce los tiempos para realizar los procesos y cumplir las tareas, además de los costes.
Coordinación los recursos
Una mejor comunicación entre sectores puede ayudarlos. Por ejemplo, que distintas áreas trabajen con un mismo proveedor puede resultar beneficioso para compaginar actividades.
Visión de conjunto de la empresa
Puedes transferir gente entre departamentos para compartir conocimientos. Con esto, puedes identificar velozmente los riesgos y debilidades.
Reacciones rápidas ante demandas cambiantes
Esto es a causa de la fluidez del trabajo cotidiano a causa de todos los puntos especificados previamente.
Aporta un punto de vista enfocado en el cliente
El objetivo de todo proyecto es cubrir necesidades y generar ingresos, por eso es importante enfocarlo hacia el cliente. Si haces esto, conseguirás un aumento en la calidad del producto o servicio que estés comercializando.
Facilita el aprendizaje de los procesos
Gracias a este sistema, tu empresa y sus sectores van acumularán conocimiento sobre la manera de realizar las actividades. Eso da como resultado una estandarización de procesos. Su producción será más rápida, fácil y económica.
Evita riesgos gracias a la gestión de proyectos
Si gestionas bien tu proyecto, lograrás reducir al mínimo los posibles fallos que puedan generar sobrecostes.
Mejor imagen
Naturalmente, si todos los aspectos fundamentados antes funcionan bien, la imagen de tu compañía mejorará. Esto hará que tu competencia te tome como un rival y los usuarios sientan más afinidad con tus productos, servicios y calidad humana.
La importancia de una buena gestión
Obviamente, como bien habrás leído, la gestión de proyectos es vital para que una empresa pueda mantenerse saludable en todos los sentidos. Tiene gran relevancia en la organización corporativa de la actualidad. Aunque muchas empresas no la tienen aún. Lo importante es que tengas en cuenta que no hay una sola forma de gestión de proyectos.
Tipos de gestión de proyectos
Ahora, en relación a lo comentado antes, te expondremos los tipos de gestión de proyectos que hay y para qué sirven:
- Secuencial tradicional: es la básica, en la que irás completando las fases por orden. No podrás ir a la siguiente sin acabar la que te toque. Se generará un documento en el que podrás ir viendo el cumplimiento de los objetivos trazados. La ventaja que tendrás es que esto le facilitará la vigilancia a tus empleados para que todo se cumpla. Además,
- Metodologías ágiles: es decir, no son estrictas. Su significado evoca a que los requisitos y soluciones propuestas por tu organización no son fijas. Van cambiando con el tiempo. Reducen los tiempos de planificación y son más flexibles. Puede generar más gasto de presupuesto y documentación no tan útil a futuro.
- Gestión de cambio: en este aspecto, tu gestión de proyectos se basará en planificar riesgos en tomar el control cuando se producen cambios. Las más conocidas: Extreme Project Management y Event Chain Methodology.
- Metodologías de proceso: estos métodos se basan en trabajar bajo múltiples procesos interconectados. En ese proceso, buscarás objetivos concretos para cada uno. Algunos modelos de gestión de proyectos pueden ser: Lean Manufacturing, que reduce y simplifica las tareas y desechos; Six Sigma reduce a cero los errores procedimentales; y finalmente Lean Six Sigma combina ambas metodologías.
- PMI/PMBOK: estas son las iniciales de “Project Management Body Of Knowledge”. Seguidamente, la otra “Project Management Institute”. El PMI creó al siguiente. Es la más utilizada, ya que divide el trabajo de la gestión de proyectos en 5 fases.
Cada uno de estos tipos de gestión de proyectos son útiles en base a la empresa y labores específicas de cada una.
Fases de la gestión de proyectos
En base a lo planificado por el PMI, podemos describirte las siguientes fases de tu gestión de proyectos:
Análisis de viabilidad: en este análisis, determinaras si el hecho de completar un proceso es compensado en base a la inversión necesaria. Es decir, si es redituable. Para ello, analizarás factores como los recursos, coste económico y tiempo necesario.
Planificación detallada del trabajo: enumerarás, de forma detallada, las tareas que realizarás. Esto será en un calendario de ejecución de cada tarea y qué recursos usarás para lograrlo.
Ejecución del proyecto: aquí aplicarás los conocimientos que hayas adquirido de proyectos previos para planificar en el punto precedente.
Seguimiento y control del trabajo: posiblemente la fase más importante de tu gestión de proyectos. Vigilarás si, en cuestión, se cumple la planificación. Además, si también se alcanzan los estándares de calidad esperados. El éxito de tu proyecto depende de esto.
Cierre del proyecto: es una última evaluación para verificar que todo haya salido como se esperaba. Analiza posibles fallos y toma nota de lo aprendido para aplicarlo a futuros proyectos.
¿Necesitas ayuda con tu proyecto?
Sabemos que llevar adelante una gestión de proyectos no es sencillo. Esto aún más si todavía no diriges una gran empresa, sino que eres, todavía, un estudiante. Por eso, en Tesis y Másters contamos con un equipo multidisciplinario de profesionales en todas las áreas, especializados en la redacción académica y el marketing. Podemos ayudarte ya sea que necesites apoyo con tu gestión de proyectos o si preparas un TFG, TFM o Tesis doctoral sobre el mismo.
Nuestro servicio es personalizado, eso significa que podemos presupuestar en base a tus necesidades y tiempos. Mantenemos total confidencialidad con el cliente y garantizamos un proyecto 100 % original. ¿Cómo podemos garantizar eso? Gracias a Turnitin, la mejor herramienta para detectar y contrarrestar el plagio académico, tanto textual como parafraseado.
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